Orçamento aprovado: o que fazer para virar venda e cobrar
Atualizado em 31/10/2026.
O cliente respondeu “pode fazer”. Ótimo: o orçamento foi aprovado. Agora começa a parte que muita gente pula: deixar o combinado registrado, transformar o orçamento em venda, cobrar no dia certo e comprovar o pagamento. Fazer isso logo evita discussão de valor, esquecimento de cobrança e venda que nunca entra na conta do mês.
Em uma frase: confirme o “sim” por escrito, crie a venda a partir do orçamento aprovado no app, cobre na data combinada e, quando o dinheiro entrar, envie o recibo (e a nota, se precisar).
Primeiro: confirme o “sim” por escrito
Um “ok” num áudio ou numa ligação some fácil. Peça a aprovação por mensagem, de preferência respondendo ao próprio orçamento que você enviou.
Quando o cliente é consumidor, o Código de Defesa do Consumidor (art. 40) diz que o orçamento aprovado obriga os dois lados e só pode mudar se vocês negociarem de novo. Se vocês não combinaram outro prazo, o valor orçado vale por 10 dias a partir de quando o cliente recebeu. Por isso a aprovação por escrito, com data, protege você e o cliente.
Modelo: mensagem do cliente aprovando
“Olá, [seu nome]. Aprovo o orçamento nº [número], de [data], para [serviço], no valor de R$ [valor], com pagamento [forma e data]. Pode começar em [data].”
Se o cliente só mandar um “fechado”, responda confirmando os pontos principais.
Modelo: sua mensagem confirmando a aprovação
“Oi, [nome do cliente]! Obrigado por aprovar o orçamento nº [número]. Confirmando: [serviço], R$ [valor], início em [data] e entrega até [data]. Pagamento: [forma], em [data]. Qualquer mudança no serviço, eu mando um orçamento revisado antes. Combinado?”
Quando o cliente responder “combinado”, guarde a conversa.
O que conferir antes de começar
Antes de pegar a ferramenta, leia o orçamento aprovado mais uma vez e confira:
- O serviço: o que está incluído e o que não está.
- O valor: mão de obra e material separados, se for o caso.
- O pagamento: forma (Pix, dinheiro, cartão) e data.
- As datas: início e entrega.
- A validade: se o cliente aprovou dentro do prazo do orçamento.
Se algum ponto ficou vago, resolva agora, antes do serviço. Para montar o próximo orçamento já com tudo isso, veja como fazer orçamento de prestação de serviço pelo celular.
Do orçamento à venda no MEI Grátis
Orçamento é proposta. Ele não registra venda nem pagamento. No MEI Grátis, o caminho depois do “sim” é este:
- Abra o orçamento aprovado. O app separa os orçamentos aprovados dos rejeitados.
- Toque em “Criar venda”. A opção fica na parte de baixo da página do orçamento. Você também pode arrastar o dedo para a esquerda em cima do orçamento.
- Confira os dados da venda (cliente, serviço, valor) antes de salvar.
- Ainda não recebeu? A venda fica em PENDENTES. Isso já é o seu lembrete de cobrança.
- Cobre por Pix pelo app, se quiser, ou receba do jeito combinado.
- Recebeu? A venda deve ficar em PAGAS. A partir dela, toque em “Criar recibo” e envie ao cliente.
Por que criar a venda logo no “sim”, e não só quando o dinheiro cair? Porque assim nada fica esquecido: o que está em PENDENTES é exatamente o que falta cobrar. E, no fim do mês, as vendas do app ajudam a registrar e acompanhar o faturamento.
Converter meu orçamento em venda
Como cobrar sem constrangimento
Cobrar faz parte do serviço. O segredo é combinar antes e lembrar com educação.
- Mande a cobrança no dia combinado, não semanas depois.
- Diga o que está cobrando: número do orçamento, serviço e valor.
- Facilite o pagamento: chave Pix ou cobrança pelo app.
- Identifique-se. Quando o cliente é consumidor, o CDC (art. 42-A) pede que a cobrança traga nome, endereço e CPF ou CNPJ de quem cobra.
- Sem pressão nem exposição. O CDC (art. 42) proíbe expor o cliente ao ridículo ou fazer ameaça na cobrança.
Modelo: mensagem de cobrança
“Oi, [nome do cliente]! O serviço do orçamento nº [número] ([serviço]) foi concluído em [data]. O valor combinado é R$ [valor]. Para pagar por Pix: [chave]. [Seu nome ou nome da empresa], CNPJ [número], [endereço]. Assim que cair, te mando o recibo. Obrigado!”
Modelo: lembrete gentil
“Oi, [nome]! Passando para lembrar do pagamento do orçamento nº [número], R$ [valor], combinado para [data]. Se já pagou, me avisa que eu confiro por aqui.”
Recebeu por Pix? Pix é só o meio de pagamento: ele não substitui recibo nem nota. Veja Pix de serviço e nota fiscal do MEI.
Recebeu? Recibo e, quando precisar, nota
Com o dinheiro na conta, feche o ciclo:
- Recibo: comprova que o cliente pagou. No app, crie a partir da venda paga. Veja o que não pode faltar no modelo de recibo de prestação de serviço e na página de recibos do MEI Grátis.
- Nota fiscal: recibo não é nota. Quando o cliente pede a nota ou é uma empresa (CNPJ), emita a nota de serviço. Veja nota fiscal do MEI para CPF ou CNPJ e recibo ou nota fiscal de serviço.
O MEI Grátis não emite nota fiscal. Para a nota de serviço, use o Notas ZapZap, que emite pelo WhatsApp. O passo a passo está em nota fiscal MEI pelo WhatsApp. Dica: cite o número e a data do orçamento aprovado na descrição da nota, como mostramos em como descrever o serviço na NFS-e.
O cliente quer mudar algo depois do “sim”
Acontece: mais um cômodo, outra cor, um prazo menor. A regra prática é simples: mudou o serviço, muda o orçamento.
- Faça um orçamento revisado, com o que entra, o novo valor e o novo prazo.
- Peça uma nova aprovação por escrito.
- Ajuste a venda no app para o valor novo antes de cobrar.
Quando o cliente é consumidor, o CDC diz que o orçamento aprovado só muda por livre negociação entre as partes, e que o cliente não paga por serviço de terceiros que não estava no orçamento. Ou seja: nada de surpresa na hora de cobrar.
Vai pedir uma parte adiantada para comprar material? Combine isso no orçamento e na mensagem de aprovação, com valor e data.
Exemplo do começo ao fim (fictício)
Exemplo fictício, só para mostrar o fluxo. A Carla é MEI e faz pintura residencial.
| Etapa | O que aconteceu | No app |
|---|---|---|
| Orçamento | Nº 21, pintura de 2 quartos, R$ 1.800, pagamento por Pix na entrega, validade 10 dias | Orçamento criado e enviado pelo WhatsApp |
| Aprovação | Cliente respondeu em 27/10: “Aprovo o orçamento nº 21, pode começar dia 03/11” | Orçamento aprovado |
| Venda | Carla confirmou datas e pagamento por mensagem | “Criar venda”: R$ 1.800 em PENDENTES |
| Serviço | Feito de 03 a 05/11 | — |
| Cobrança | Mensagem de cobrança em 05/11 com chave Pix e CNPJ | Venda segue em PENDENTES até o Pix cair |
| Pagamento | Pix recebido em 05/11 | Venda em PAGAS → “Criar recibo” |
| Nota | Cliente pediu nota | Nota de serviço pelo Notas ZapZap, com “conforme orçamento nº 21” na descrição |
Do “sim” ao recibo, tudo ficou registrado. Se o cliente perguntar alguma coisa daqui a seis meses, a Carla acha a resposta em um minuto.
Converter meu orçamento em venda
O que fazer agora
- Abra o último orçamento que o cliente aprovou.
- Se o “sim” veio por áudio, mande a mensagem de confirmação por escrito.
- No app, crie a venda a partir do orçamento aprovado.
- Combine a data de pagamento e deixe a mensagem de cobrança pronta.
- Recebeu? Mande o recibo e, se o cliente precisar, emita a nota.
Para manter orçamentos, vendas e recibos na mesma rotina da semana, veja como organizar seu MEI.
Perguntas frequentes
Orçamento aprovado já é venda? É um acordo fechado, mas ainda não registra venda nem pagamento. No app, crie a venda a partir do orçamento aprovado para acompanhar a cobrança.
Aprovação pelo WhatsApp vale? É a forma mais prática de deixar o “sim” registrado. Peça que o cliente cite o número do orçamento, o valor e a data, e guarde a conversa.
Por quanto tempo vale o orçamento? Pelo prazo que você escreveu nele. Quando o cliente é consumidor e não houve prazo combinado, o CDC diz que o valor vale por 10 dias a partir do recebimento.
O cliente aprovou e depois pediu mais coisa. Posso cobrar a mais? Só o que vocês combinarem de novo. Faça um orçamento revisado e peça nova aprovação antes de fazer o extra.
Preciso emitir nota em toda venda que veio de orçamento? Depende de quem é o cliente e se ele pede. Veja nota fiscal do MEI para CPF ou CNPJ. O recibo comprova o pagamento, mas não substitui a nota quando ela é exigida.
Quer ajuda com o seu caso? Se você tem dúvida sobre nota, contrato ou o seu MEI, a Qipu pode orientar.
Em resumo
- Confirme a aprovação por escrito, com número do orçamento, valor, datas e forma de pagamento.
- No MEI Grátis, transforme o orçamento aprovado em venda com “Criar venda”.
- Cobre no dia combinado, com educação e seus dados de identificação.
- Recebeu: venda em PAGAS, recibo para o cliente e nota pelo Notas ZapZap quando precisar.
- Mudou o serviço? Orçamento revisado e nova aprovação antes de cobrar.
